不動産売却の必要書類は？売却前と契約締結と決済時に分けて解説

所有している土地や建物を売るときには、たくさんの書類を用意しなければなりません。
書類によっては役所の窓口に出向いたり発行申請をしたりしなければならいため、「提出が必要なときに準備を始めても間に合うのでは？」と後回しにするのはおすすめしません。
本記事では、不動産売却前・契約締結時・決済時に求められる必要書類と取得方法について解説しますので、ぜひ今後の参考にしてみてください。。

不動産売却前に必要な書類と取得方法について

まず、仲介業者と媒介契約を締結するときに求められる必要書類について説明します。
登記済証（権利証）または登記識別情報通知、間取り図または測量図、固定資産税納税通知書または固定資産評価証明書、印鑑証明書、建築確認済証および検査済証が主な書類です。
そのほか、マンションの場合は管理規約、使用細則、維持費関連書類、本人確認書類、住民票、耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書、ローン残高証明書が必要となります。

登記済証

登記済証は土地や建物の所有者を証明するための書類で、購入や相続時に法務局で取得しましょう。
現在は、12桁の英数字が記載された登記識別情報通知が発行されています。
再発行はできないため、紛失した場合は登記所で事前通知手続きを申請するか、司法書士や弁護士に依頼して本人確認情報を作成する必要があります。

間取り図や測量図

間取り図や測量図は、建物の間取りや方角を示すもので、販売活動において重要な資料です。
測量図は法務局で申請するか、インターネットで請求し、法務局で受け取ることができます。

固定資産税納税通知書や固定資産評価証明書

固定資産税納税通知書や固定資産評価証明書は、固定資産税や登録免許税を計算するために必要です。
売却が成立するタイミングによって、納税者が売主か買主か異なります。

印鑑証明書

印鑑証明書は、マイナンバーカードがあればコンビニで取得できますが、ない場合は役所で取得するようにしましょう。
共有名義の場合、共有者全員の印鑑証明書が求められます。

建築確認済証や検査済証

建築確認済証や検査済証は、建物が建築基準法や条例に違反していないことを証明する書類で、戸建て住宅の売買では必須です。
再発行はできないため、紛失した場合は役所で建築計画概要書や建築確認台帳記載事項証明書を取得します。
マンションの管理規約や使用細則、維持費関連書類には、該当物件での生活に必要な規則や禁止事項が記載されており、マンション売買では必要です。
本人確認書類や住民票としては、運転免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カード、マイナンバーカードなどを使用することができます。

耐震診断報告書やアスベスト使用調査報告書

耐震診断報告書やアスベスト使用調査報告書は、新耐震基準導入前に建設された物件の売却時に必要です。

ローン残高証明書

ローン残高証明書は、売却時に住宅ローンを完済していない場合、売却金額で完済可能か確認するために必要になります。

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不動産契約締結時に必要な書類と取得方法について

媒介契約後、購入希望者が現れ交渉が成立した際におこなう不動産契約締結時に求められる必要書類を解説します。
仲介業者と媒介契約を締結している場合、売買契約当日に必要書類が不足するトラブルが発生する可能性は極めて低いでしょう。
これは、スムーズに売買契約を成立させるために担当者が入念にチェックをおこなうからです。
しかし、稀に必要書類の不足等で売買契約が成立しないケースもあるため、自分でも書類が揃っているか確認しておくことが重要になります。
不動産契約締結時に必要な書類として挙げられるのは、媒介契約書、買付契約書、売買契約書、精算関係書類、鍵受領書、物件引き渡し確認書です。

媒介契約書

媒介契約書は、仲介業者に依頼する際に、専属専任媒介契約、専任媒介契約、一般媒介契約のいずれかを選択することを記録した書類です。
契約内容に応じて、仲介手数料、契約期間、契約条件が異なるため、認識のずれが生じないように作成されます。

買付契約書

買付契約書は、購入希望者が「土地や建物を買いたい」と意思表明した際に作成される書類のことです。
売主の提示する販売価格に対して、買主は購入希望額を提示します。
記載された金額が想定内であれば、契約締結に進むことが可能です。

売買契約書

売買契約書とは、金額や取引条件などの重要事項を記載した書類で、原則として仲介業者が用意します。
売主と買主を保護するために、民法では特定の資格を持つ者が売買契約書の内容を説明する重要事項説明が義務付けられています。
担当者から説明を受けたあと、契約内容に納得すれば、売買代金に応じた印紙を貼付し、取引が成立です。
この時点で買主から手付金を受け取り、媒介契約を締結した仲介業者に仲介手数料を支払います。

精算関係書類

精算関係書類とは、売買代金とは別に固定資産税、土地の実測費、マンションの場合は管理費および修繕積立金などの金銭的なやり取りをまとめた書類のことです。
売買契約日から引き渡し日の期間中に仲介業者が作成するため、内容に不備がなければ押印しましょう。

鍵受領書

鍵受領書は、買主が鍵を受け取ったことを証明する書類で、双方で「鍵を渡した」「鍵を受け取っていない」とならないように仲介業者が作成します。

物件引渡確認書

物件引渡確認書は、物件や必要書類など売主から買主に引き渡すべき物品の引き渡しが完了したことを証明する書類で、仲介業者が作成します。
基本的に不動産契約締結時に必要な書類は、媒介契約を締結した仲介業者が用意するため、売主や買主が用意する必要はありません。

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不動産決済時に必要な書類と取得方法について

物件の引き渡しと、売買代金の残高支払いをおこなう不動産決済時に求められる必要書類を解説します。
不動産決済時に必要な書類として挙げられるのは、住民票、抵当権抹消書類、銀行口座の通帳、住宅ローンの償還表です。

住民票

住民票は、登記済証（権利証）または登記識別情報通知を提出している場合、基本的に個別に用意する必要はありません。
ただし、登記簿上の住所と現住所が異なる場合は住民票が必要となるため、注意するようにしましょう。
これは、印鑑証明書と一致する住所がなければ司法書士による本人確認ができないためです。
住民票は市区町村の役場で申請することで発行されますが、有効期限は3か月となります。

抵当権抹消書類

抵当権抹消書類とは、住宅ローンを提供する金融機関が購入した土地や建物を担保にする権利を抹消しているかどうかを証明するものです。
抵当権は完済しても自動的に抹消されるわけではないため、手続きが必要になります。
金融機関での書類作成には、通常10営業日程度かかってしまいます。
そのため、決済日および引き渡し日が決まったらできるだけ早く金融機関に問い合わせることが重要となるでしょう。
銀行口座の通帳は、買主から受け取る売買代金の入金先として準備します。
住宅ローンの残債を売買代金から支払う場合、ローン返済口座の通帳も必要です。

住宅ローンの償還表

住宅ローンの償還表は、住宅ローンの残債を正確に把握するために必要で、定期的に金融機関から送付される書類を保管するようにしてください。
手元にない場合は、金融機関に問い合わせて再発行を受けることができます。

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まとめ

不動産を売却するときには、たくさんの書類を用意しなければなりません。
媒介契約を締結するのであれば、販売活動と同時に必要書類を集めるように業者から指示されるため、直前で書類不足になる可能性は低いです。
有効期限が設けられている書類も多いので、販売期間が伸びたときは改めて不足がないか確認しましょう。